Colloquio clinic manager: le domande che arrivano sempre

Chi arriva a un colloquio da clinic manager con un curriculum ben impaginato e nessun numero in testa, di solito, esce senza offerta. Non perché il curriculum sia sbagliato, ma perché non è la cosa che il titolare sta valutando.

Che cosa sta cercando davvero il titolare

Un odontoiatra che apre questa posizione ha quasi sempre alle spalle un tentativo andato male. Ha già assunto qualcuno per “occuparsi della gestione”, ha pagato uno stipendio in più per un anno, e alla fine si è ritrovato con lo stesso caos di prima. Da quel momento la sua paura non è più trovare la persona brava: è sbagliare di nuovo.

Questo cambia tutto. Le domande che ti fa non servono a misurare la tua simpatia, servono a rispondere a tre dubbi precisi.

Il primo: sa leggere una struttura? Cioè, davanti a un’agenda mezza vuota capisce che è un problema di programmazione, di richiami o di personale? Il secondo: reggerà il team? Perché una persona che non riesce a chiedere conto di un turno saltato è una persona che non risolverà mai niente. Il terzo, il più importante e quello che non ti dirà mai in faccia: mi dirà le cose come stanno, anche quando non mi fanno piacere?

Il resto è contorno.

Le cinque domande che arrivano sempre

Cambiano le parole, non la sostanza. In un colloquio clinic manager queste cinque tornano praticamente ogni volta, e ognuna nasconde una domanda diversa da quella che senti.

La quarta è quella che scarta più candidati. Chi risponde “cercherei di capire le sue motivazioni e la coinvolgerei” sta dicendo al titolare che non ha mai avuto quella conversazione. Chi risponde raccontando come è andata la volta che l’ha avuta davvero, compresa la parte in cui è andata male, sta dicendo l’esatto contrario.

Come si prepara un colloquio clinic manager

La preparazione utile non riguarda le risposte, riguarda i dati che hai in mano quando entri.

Prima di tutto ricostruisci i tuoi numeri. Non quelli dello studio in cui lavori, che non sono tuoi da divulgare, ma i tuoi: di quali indicatori ti sei occupata, com’erano quando hai iniziato a occupartene, come sono adesso. Saturazione dell’agenda, tasso di accettazione dei preventivi, no-show, turnover del team. Se non li conosci, il primo lavoro da fare non è il colloquio: è misurarli. Il quadro completo delle aree di cui un clinic manager risponde lo trovi nella pagina sulle quattro aree di responsabilità.

Poi prepara tre storie. Una in cui hai risolto qualcosa, una in cui hai gestito una persona difficile, una in cui hai sbagliato. La terza è quella che nessuno prepara e che pesa più delle altre due: un candidato che non ha mai sbagliato niente è un candidato che non ha mai deciso niente.

Infine studia la struttura che hai davanti. Quante poltrone, che tipo di prestazioni, se fa parte di un gruppo, da quanto esiste. Arrivare sapendo che lo studio ha aperto una seconda sede l’anno scorso cambia il tono della conversazione: non sei una che cerca un posto, sei una che ha capito il problema.

Le domande da fare tu

Un colloquio in cui parli solo tu è un colloquio che stai perdendo, anche se rispondi bene. Sono le tue domande a dire al titolare che ragioni da manager.

• Perché la posizione è aperta? Se il ruolo è nuovo, tocca a te costruirlo e va messo in conto. Se c’era qualcuno prima, la ragione per cui non c’è più è l’informazione più preziosa dell’intero incontro.
• Chi decide sul personale? Se le assunzioni, i turni e i richiami restano tutti al titolare, non stai andando a fare il clinic manager: stai andando a fare l’esecutore con un titolo migliore.
• Che numeri guardate oggi, e ogni quanto? Uno studio che non misura niente non è un problema, è un’opportunità. Ma va saputo prima, perché il primo anno sarà tutto lì.
• Come immagina questo ruolo tra un anno? Se la risposta è vaga, il ruolo è vago, e a fine anno la valutazione sarà vaga esattamente allo stesso modo.
• Chi mi dirà se sto andando bene? Serve sapere se esiste un momento di verifica o se si naviga a sensazione.

Il momento dello stipendio

Il denaro arriva quasi sempre alla fine, e quasi sempre con la stessa formula: “che aspettative hai?”. È la domanda in cui si perde più valore, perché la maggior parte delle persone risponde con un numero preso da una media letta online.

Non farlo. Le medie che girano mescolano ruoli lontanissimi tra loro e ti spostano l’aspettativa senza dirti niente sul tuo caso. La risposta utile ribalta la domanda: chiedi in che fascia si colloca la posizione e come è composto il pacchetto, se c’è una parte variabile e su quali indicatori è agganciata. Poi, con quell’informazione in mano, dai il tuo numero.

Se il variabile esiste, verifica tre cose prima di considerarlo parte della retribuzione: che gli indicatori dipendano dal tuo lavoro, che tu possa vederli ogni mese senza chiederli, e che la base di partenza venga concordata per iscritto prima di iniziare. Senza la terza, a fine anno la discussione si sposta su quale fosse il punto di partenza, e la perdi. Il ragionamento completo su come è costruita una retribuzione in questo ruolo è nella pagina dedicata allo stipendio del clinic manager.

Gli errori che chiudono la porta

Ce ne sono tre, e sono tutti evitabili.

Parlare male dello studio in cui lavori. È comprensibile e ha spesso ragioni fondate, ma il messaggio che arriva è un altro: fra due anni parlerai così di me. Racconta cosa cerchi, non cosa scappi.

Vendere metodo senza esempi. Le parole giuste su protocolli, KPI e leadership senza un solo caso concreto dietro producono l’effetto opposto a quello voluto. Un titolare che ha già sbagliato un’assunzione riconosce il vocabolario a memoria da lontano.

Non chiedere niente. Chi non fa domande sta dicendo che accetterebbe qualunque cosa. E chi accetterebbe qualunque cosa viene pagato di conseguenza.

Dopo il colloquio clinic manager

Manda un messaggio breve entro il giorno dopo, che non sia un ringraziamento generico: una riga su un punto emerso durante l’incontro e su come lo affronteresti. Costa cinque minuti ed è il modo più semplice per restare l’unica candidata che ha continuato a ragionare sul problema anche dopo essere uscita.

E se l’esito non arriva, chiedilo. Una risposta negativa con una motivazione vale più di un silenzio, perché ti dice cosa manca. Nel giro di due colloqui quella informazione si trasforma in un’offerta.

Se stai valutando di prepararti in modo più strutturato al ruolo, e non solo al colloquio, il percorso da assistente di studio a clinic manager è quello che segue da oltre vent’anni Simona Fontana, che fa parte dello stesso gruppo di questo sito.